Acecore SystemsSite institutionnel Acecore
Français
Contact
Menu

Field notes / Guide de mise en œuvre

Choisissez la manière d’avancer adaptée à votre situation.

Que vous créiez un nouveau système ou publiiez et amélioriez un existant, commencez par choisir la façon d’avancer.

Une cheffe de projet et un ingénieur définissent le périmètre de mise en œuvre en examinant un processus sur papier et un ordinateur
Ensemble, nous examinons les champs de saisie, les cas exceptionnels, les droits d’accès et les outils actuels afin de définir le premier périmètre à tester.

Choose a path / 01

Choisissez la manière d’avancer adaptée à votre situation.

Créer un nouveau système ou publier et améliorer l’existant : nous séparons les parcours dès le point de départ de l’échange.

DÉVELOPPEMENT SUR MESURE / DEVELOPMENT

Vous souhaitez nous confier le parcours de l’idée jusqu’au lancement

Nous clarifions ce que vous souhaitez créer et l’enjeu métier, puis menons un projet des besoins et de la conception au développement, au lancement et à la transmission.

Voir le déroulement du développement sur mesure

ACCOMPAGNEMENT IT / ADVISORY

Vous souhaitez mener un système existant jusqu’au lancement et à l’exploitation

Nous examinons le code créé en interne ou avec AI, les sites existants et la base cloud ou IT, puis intervenons sur le périmètre nécessaire au forfait ou à la demande.

Voir le déroulement de l’accompagnement IT

Perspective / 02

3 perspectives à examiner avant la mise en œuvre

La mise en place d’un système métier ne garantit pas à elle seule un gain d’efficacité. Si la conception ne correspond pas au travail réel, si les écrans de saisie sont trop complexes, si les droits d’accès sont mal définis ou si l’accompagnement après le lancement est insuffisant, le système risque de ne pas être utilisé.

  1. View 01

    Flux de travail

    Préciser qui prend quelle décision et à quel moment, puis documenter les cas exceptionnels au même titre que le flux standard.

  2. View 02

    Données

    Examiner en amont les champs de saisie, l’historique, les critères de recherche, la migration des données existantes et les variations de notation afin que les données restent exploitables après la mise en œuvre.

  3. View 03

    Adoption

    Définir la formation, les droits d’accès, un point de contact et un cycle d’amélioration pour permettre aux équipes d’utiliser durablement le système.

Path / 03

Une mise en œuvre progressive, validée à chaque étape.

Nous dressons l’état des lieux, définissons un premier périmètre, puis choisissons l’amélioration suivante à partir de l’usage réel.

  1. Step 01

    État des lieux

    Examiner les opérations actuelles, les exceptions, les données et les droits d’accès

  2. Step 02

    Définition du périmètre

    Distinguer le processus à tester en premier de ce qui peut être différé

  3. Step 03

    Déploiement pilote

    Commencer à petite échelle et observer la réaction des équipes

  4. Step 04

    Bilan

    Choisir l’amélioration suivante à partir des opérations réelles

Checklist / 04

7 vérifications pour réduire les risques d’échec

Plutôt que de développer toutes les fonctionnalités dès le départ, nous recommandons de commencer par un périmètre limité susceptible de produire des résultats, puis de l’améliorer en observant les réactions des équipes.

  1. Point 01

    Définir l’objectif en termes d’amélioration opérationnelle, pas de fonctionnalité

    Avant de parler de gestion clients ou de gestion des réservations, précisez ce que la fonctionnalité doit réellement améliorer.

    • Réduire les demandes oubliées ou laissées sans réponse
    • Partager l’historique des échanges de chaque membre de l’équipe
    • Réduire le temps nécessaire à la préparation des devis et des factures
    • Rendre visible le calendrier des relances

  2. Point 02

    Interroger les équipes sur les cas exceptionnels

    Examinez en amont les processus qui sortent du flux standard, notamment les retours, annulations, réaffectations, doublons d’inscription et modifications temporaires des droits.

    • Processus qui n’interviennent qu’en fin de mois ou pendant les périodes de forte activité
    • Montants et conditions nécessitant une approbation
    • Personne chargée de corriger les erreurs de saisie ou les doublons
    • Modification des droits après un départ ou une mobilité interne

  3. Point 03

    Décider tôt du traitement des données existantes

    Pour migrer des données accumulées dans Excel, sur papier ou dans un ancien système, définissez à l’avance le périmètre, le traitement des doublons et des variations de notation, ainsi que la personne chargée du contrôle.

    • Données à migrer
    • Nombre d’années d’historique à migrer
    • Méthode de résolution des doublons et des variations de notation
    • Durée de conservation des anciennes données

  4. Point 04

    Déployer par étapes plutôt que tout développer en une seule fois

    Observez la réaction des équipes à la première version et tirez-en parti pour l’amélioration suivante. Il est important de repérer tôt les lacunes dans les besoins.

    • Documenter le flux de travail actuel et les difficultés
    • Choisir 1 processus à fort potentiel d’amélioration
    • Lancer un pilote avec le minimum de fonctionnalités nécessaires
    • Réévaluer les priorités avant d’ajouter des fonctionnalités

  5. Point 05

    Clarifier les droits et les responsabilités

    Définissez clairement qui peut consulter, modifier et approuver. Des droits ambigus peuvent entraîner des fuites d’informations et des erreurs opérationnelles.

    • Opérations autorisées par service et par rôle
    • Nombre minimal d’administrateurs
    • Circuit d’approbation et personne responsable
    • Procédure de modification des droits en cas de départ ou de mobilité

  6. Point 06

    Prévoir une formation et un point de contact

    Au moment du déploiement, fournissez un guide d’utilisation, une présentation interne, une foire aux questions et un point de contact afin de rassurer les équipes.

    • Formation des premiers utilisateurs
    • FAQ documentée
    • Contact pour obtenir de l’aide
    • Accompagnement dès le démarrage des opérations

  7. Point 07

    Définir un cycle d’amélioration après le lancement

    L’usage réel peut révéler des problèmes qui n’étaient pas visibles juste après le déploiement. Prévoyez dès la conception des bilans réguliers.

    • Repérer les écrans qui prennent trop de temps à renseigner
    • Réexaminer les fonctionnalités peu utilisées
    • Identifier les opérations revenues à un traitement manuel
    • Ajouter les champs nécessaires aux agrégations et aux rapports

Questions / 05

Questions fréquentes avant la mise en œuvre

Q01Pouvons-nous commencer par discuter de nos processus actuels sous Excel ?

Oui. Nous pouvons examiner vos fichiers Excel et formulaires papier actuels, puis déterminer quels processus doivent être informatisés et lesquels peuvent rester en l’état.

Q02Pouvons-nous commencer modestement ?

Oui. Il est efficace de commencer par un domaine où les résultats seront faciles à observer, comme la gestion des demandes, des stocks ou des réservations, puis d’élargir progressivement les fonctionnalités.

Q03Pouvons-nous demander des améliorations après la mise en œuvre ?

Oui. Nous pouvons assurer un accompagnement continu pour l’ajout de fonctionnalités, l’amélioration des écrans, l’ajustement des droits et l’exploitation de l’infrastructure, en tenant compte de l’usage réel.