Guia de migração do Zoho Mail para KAGOYA MAIL — Registro prático de DNS, autenticação e inventário de dados

Quer migrar do Zoho Workplace para outro serviço de e-mail, mas está preocupado com a configuração de DNS e autenticação de e-mail? Este é um guia prático de migração para você. Neste artigo, usando a migração do Zoho Mail para o KAGOYA MAIL como exemplo, explicamos os procedimentos de troca de DNS, autenticação SPF/DKIM e inventário de dados do serviço antigo.

Você se identifica com esse cenário?

O Zoho Workplace é uma suíte de groupware que inclui Mail, WorkDrive, Cliq, Calendar e muitos outros serviços. Porém, você não está na seguinte situação?

• Usando apenas a função de e-mail, mas pagando pela suíte completa
• O armazenamento de arquivos já foi migrado para outro serviço (Nextcloud, Google Drive etc.)
• A cobrança por usuário é um peso cada vez que o time cresce

Nesses casos, migrar para um serviço dedicado de e-mail é uma opção válida.

Por que KAGOYA MAIL

KAGOYA MAIL é um serviço de e-mail dedicado para empresas. Pontos a considerar na escolha:

• Servidor virtual dedicado e IP dedicado exclusivo para e-mail — Não compartilha com servidores web como WordPress, garantindo alta taxa de entrega e estabilidade
• Preço fixo com usuários ilimitados — Diferente da cobrança por usuário do Zoho, permite adicionar contas sem preocupação
• Servidores no Japão com amplo histórico de uso empresarial, suporte padrão a SPF/DKIM/DMARC
• Suporte a IMAP/SMTP, permitindo usar clientes de e-mail existentes

O plano Bronze custa ¥3.300/mês (¥2.640 no pagamento anual). Comparado ao Zoho Workplace Standard (¥1.440/mês para 3 usuários), o custo simples é maior, mas considerando ambiente dedicado para e-mail, IP dedicado e usuários ilimitados, vale considerar como investimento na confiabilidade do e-mail.

PASSO 1: Preparação do servidor de destino

No painel de controle do KAGOYA, adicione o domínio personalizado e crie as contas de e-mail.

1. Configuração de domínio → Adicionar domínio personalizado para registrar o domínio
2. Configuração padrão de entrega: “tratar como erro” (processamento para endereços inexistentes)
3. Criar as contas de e-mail necessárias

PASSO 2: Exportação dos dados de e-mail do Zoho

No painel de administração do Zoho Mail, exporte os dados de e-mail por conta.

1. Acesse Painel de administração → Gerenciamento de dados → Exportação da caixa de correio
2. Selecione a conta alvo e inicie a exportação
3. Faça o download quando o arquivo ZIP for gerado

O ZIP contém arquivos de e-mail no formato EML. Dependendo do número de contas e volume de e-mails, pode levar dezenas de minutos, então execute com tempo de sobra.

PASSO 3: Importação IMAP

Importe os arquivos EML exportados no servidor IMAP de destino. Como fazer manualmente seria trabalhoso, recomendamos automatizar com um script Python.

import imaplib
import email
import glob

# Conexão IMAP com KAGOYA
imap = imaplib.IMAP4_SSL("nome-do-servidor", 993)
imap.login("nome-da-conta", "senha")
imap.select("INBOX")

# Upload em lote dos arquivos EML
for eml_path in glob.glob("export/**/*.eml", recursive=True):
    with open(eml_path, "rb") as f:
        msg = f.read()
    imap.append("INBOX", None, None, msg)

imap.logout()

PASSO 4: Troca de DNS

Para redirecionar a entrega de e-mails, altere os registros DNS. Aqui usamos Cloudflare como exemplo, mas o conteúdo a ser configurado é o mesmo em outros serviços de DNS.

Registro MX

Delete os registros MX do Zoho (mx.zoho.jp / mx2.zoho.jp / mx3.zoho.jp) e registre o servidor de e-mail de destino. Para KAGOYA MAIL:

Tipo	Nome	Valor	Prioridade
MX	(seu domínio)	dmail.kagoya.net	10

Registro SPF

v=spf1 include:kagoya.net ~all

Altere o antigo include:zoho.jp para include:kagoya.net.

Registro DKIM

Obtenha a chave pública em Configuração DKIM no painel de controle do KAGOYA e registre como registro TXT.

Tipo	Nome	Valor
TXT	kagoya._domainkey.(seu domínio)	v=DKIM1;k=rsa;p=(chave pública)

Delete o antigo zmail._domainkey (do Zoho).

Registro DMARC

v=DMARC1; p=quarantine; rua=mailto:(endereço para relatórios)

Elevar a política de none para quarantine fortalece a proteção contra spoofing.

PASSO 5: Teste de envio e recebimento

Após a troca de DNS, confirme obrigatoriamente os seguintes 4 pontos:

1. Recebimento de e-mails externos — Envie um e-mail do Gmail etc.
2. Envio para e-mails externos — Envie do KAGOYA para Gmail etc.
3. SPF PASS — Confirme spf=pass no cabeçalho do e-mail recebido
4. DKIM PASS — Confirme dkim=pass no cabeçalho do e-mail recebido

A verificação do cabeçalho de e-mail pode ser automatizada com Python. Especialmente a confirmação de PASS do SPF/DKIM é fácil de errar na verificação visual, então extrair com script é mais confiável.

import imaplib
import email

imap = imaplib.IMAP4_SSL("nome-do-servidor", 993)
imap.login("nome-da-conta", "senha")
imap.select("INBOX")
_, data = imap.search(None, "ALL")

for num in data[0].split()[-3:]:  # 3 mais recentes
    _, msg_data = imap.fetch(num, "(RFC822)")
    msg = email.message_from_bytes(msg_data[0][1])
    auth = msg.get("Authentication-Results", "")
    print(f"Subject: {msg['Subject']}")
    print(f"Auth: {auth[:200]}")
    print()

imap.logout()

PASSO 6: Inventário de dados do serviço antigo

O Zoho Workplace inclui muitos serviços além do e-mail: WorkDrive, Cliq, Calendar, Contacts etc. Antes do cancelamento, verifique se há dados restantes em cada serviço.

Serviços a verificar e critérios de decisão

Serviço	Ponto de verificação
Zoho Mail	Os dados foram importados no destino?
Zoho WorkDrive	O uso de armazenamento está em 0? Verificar inclusive a lixeira
Zoho Contacts	Quantidade de contatos. Exportar em CSV/VCF se necessário
Zoho Calendar	Existência de compromissos ou lembretes
Zoho Cliq	Necessidade de manter histórico de chat
Outros (Notebook, Writer, Sheet etc.)	Existência de documentos criados

Armadilha do WorkDrive: a lixeira consome armazenamento

Um ponto fácil de passar despercebido é a lixeira do WorkDrive. Por exemplo, no nosso caso, o painel de administração mostrava uso de armazenamento de ~45 GB, mas ao abrir as pastas, aparecia “não há itens”.

A causa era que todos os dados permaneciam na lixeira da pasta da equipe. Os dados deletados durante a migração anterior para o Nextcloud continuavam na lixeira.

O indicador de armazenamento do painel inclui dados da lixeira. “Espaço ocupado ≠ dados que precisam ser salvos”, então verifique o conteúdo da lixeira antes de decidir.

PASSO 7: Cancelamento da assinatura do Zoho

Após completar o inventário de dados e confirmar que não há problemas de envio/recebimento no destino, prossiga com o cancelamento.

1. Abra Painel de administração do Zoho Mail → Gerenciamento de assinatura → Visão geral
2. Acesse a Zoho Store pelo link Gerenciamento de assinatura
3. Clique em Alterar plano
4. Clique em Cancelar assinatura no final da página
5. Selecione o motivo e confirme Migrar para plano gratuito

Se estiver marcado “downgrade automático ao final do período de faturamento atual”, as funcionalidades do plano pago ficam disponíveis até o final do período e depois migram automaticamente para o plano gratuito. Como precaução para possível reversão, recomendamos manter o plano gratuito por um período de observação em vez de deletar imediatamente.

Conclusão

1. Reduzir o TTL do DNS antecipadamente minimiza o impacto durante a troca
2. SPF e DKIM são obrigatórios. Apenas um deles não é suficiente — há risco de classificação como spam no Gmail etc.
3. Atenção ao “visível mas desnecessário” no inventário de dados do serviço antigo. Lixeira e histórico de versões podem estar consumindo armazenamento
4. Salvar recibos e faturas antes do cancelamento. Após deletar a conta, não é mais possível obtê-los
5. Decidir pelo “o que deve ser separado”, não pelo “mais barato”. O e-mail é a linha vital dos negócios, e investir em um ambiente dedicado tem valor

A migração de serviço de e-mail é um trabalho com barreira psicológica alta por envolver DNS e autenticação de e-mail. Porém, o que precisa ser feito é configurar corretamente apenas 4 tipos de registros: MX, SPF, DKIM e DMARC. Use os procedimentos deste artigo como referência e avance verificando cada etapa.